存续企业使用本系统的账套转移导入指南

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

建议操作人员：用户单位财务相关岗位人员进行操作。

本系统账套分为财务账套和业务台账两类，财务账套包括总账余额表、资本公积台账、待缴企业税金台账以及现金流量表；

除财务账套以外的，都属于业务台账，注意，出纳的货币资金日记账也属于业务台账；

本系统可选择一次性导入，也可选择分步导入，

一次性导入，是指用户将财务账套和业务台账同时导入。一次性导入，需要各业务部门统一工作计划，甚至需要暂停工作流程，待统一指令下一次性导入财务账套和业务账套。一次性导入对于用户关于系统、财务及各业务流程的熟悉程度要求较高。

分步导入是指先导入业务台账，用户数据先运行业务流数据，待业务流程数据全部上线后，再选择基准日，导入财务账套；

初次使用本系统的用户，建议分步导入，先导入业务台账，待数据运行稳定后，再导入财务账套；

下面详细介绍分步导入和一次性导入的详细方法。

在有条件的情况下，企业应当对存货、固定资产、货币资金等进行盘点，调整原有的业务台账后进行导入。如无法进行盘点，也可根据原有台账数据导入。

 

 

 

以下工作建议由财务人员进行操作

财务管理-数据导入页面，点击导入，下载导入文件模板；

 

 

系统导入需要管理员和其他有权管理的人员共同鉴证导入

 

1.提前下财务数据一次性导入模板；做好台账导入的准备工作

2.选择基准日，将业务台账数据录入一次性导入模板。基准日选择：请选择上月末最后一日为台账数据的基准日。

3.确定导入日期，导入日期应当选择在基准日次月的月初，注意，在基准日和导入日之间，最好能停止一切业务流程，例如材料收发、采购进货、销售发货等业务行为，确保后续的业务数据与基准日业务数据的连贯性；

如不能停止内部材料收发及对外销售发货，确定基准日后，可将基准日至导入日的各部门业务数据重新录入即可。

4.预提各项税款，不要将基准日以前的应交税款延迟到导入月计提。例如，选择2020年7月31日为导入基准日，则7月份以前的各项税款必须提前计提。

5.预提员工薪酬、公积金、个税，支付完离职员工的各项补偿。例如：选择2020年7月31日为导入基准日，则基准日以前的各项员工薪酬、社保、公积金、个税必须预提完成，离职员工的各项补偿必须完成支付。

6.提前确认后各类库存物资的数量金额三栏账，准备导入。

上述准备工作完成后，根据提示逐个填写《财务数据一次性导入模板》，准备进行账套转移。

填写表格请注意，上述模板中均有示例数据，请删除示例数据后，填写正确的数据进行导入。

如某些表格内，公司没有相关数据，例如没有长期资产，没有对外投资，没有外部融资等，也请删除表内示例数据后再上传。

行政部门台账：行政部门的台账在系统注册时已经导入，注册后，如发现需要调整，还可以通过导入调整，也可在系统内修改；

下面介绍个业务系统正常运行需要导入的各类台账。

1）第5号表《存货数量金额三栏账导入模板》，此表主要是做销售开单台账时，需要有库存商品的库存数据，否则无法开单；

注意：本系统将仓库分为主仓和外阜仓库，此时导入的存货数量金额三栏账，系统默认全部导入主仓，所以，存货导入系统时，务必将包括外阜仓库、分支的存货一并导入。库存物资导入系统后，可使用本系统的物资调拨功能，将主仓物资调拨至各分仓即可。

主仓和外阜仓库，及仓库之间的物资调拨功能使用方法详见教程《仓储与货架管理》及《物资调拨管理》

2）第7号表《客户业务往来初始化》，此表导入全部客户经营往来余额，包括经营性客户、长期资产出售的客户及其他；

注意：第7号表所指的客户，不包括工程类用户的客户，例如建设建造、施工安装、园林绿化、装饰装修、系统集成等按项目核算的单位、使用本系统，客户往来台账不在此处导入，工程类用户的客户往来、分包单位往来的导入请参照教程《项目台账导入》导入。

以上两个表可以同时勾选导入

完成第5号表导入后：

1）销售部门：需要检查销售业务-商品服务定价管理页面，查看可销售商品的定价状态是否为：已审核。只有已审核的商品，才可开单销售。如商品经过审核定价，请先逐个定价，报批后上架；定价流程详见教程《产品、服务名录与定价管理》，定价完成审批后，可进行下一步的导入工作；

2）注意：如果用户有发出商品台账需要导入，可在第5号表、第7号表导入后，在业务菜单-《销售业务-发出商品管理》页面右上角，点击导入，下载发出商品模板，填写后导入，特别说明：发出商品台账模板不包含在一次性导入套表内，需要在完成第5号表导入后，单独导入。

3）未发货的订单录入。在销售业务-订单与合同管理菜单下，将当前已经批准，尚未发货的订单录入系统，注意如果有前期有订单是部分发货的，此时只要录入剩余未发货的数量，重新报批一次，直至订单状态为“已审核”为准，方完成未发货的订单录入。

4）财务部门在5号表导入后，需进入到《财务管理-数量金额三栏账》-仓库设置，对仓库管理的物资分类和仓库保管员进行设置，设置后，销售业务才可以正常开展。仓库设置请参照教程《仓储管理》进行设置

 

 

1）第5号表《存货数量金额三栏账导入模板》，如已经导入，请勿重复导入。

2）第6号表《供应商业务往来初始化》，此表主要经营导入全部类型的供应商的业务往来，包括经营性采购、固定资产采购供应商等

注意：第6号表的供应商，不包括工程类用户的分包单位，例如建设建造、施工安装、园林绿化、装饰装修、系统集成等按项目核算的用户，分包单位的应付款余额不在此处导入，导入方法另参照教程《项目台账导入》。

正常的采购供应商在第6号表导入。

3）完成供应商业务往来初始化导入后，采购部门需要将正在执行的，有效的采购合同录入系统，合同录入方法详见教程《物资采购管理-标准化采购流程》。

4）合同录入后，编制采购计划，即可以开始新的采购流程。详见教程《物资采购管理-标准化采购流程》

5）如在导入日，有正在执行的采购交易，尚未到货，在收到货物时，可采用简易采购流程收货计价入库。详见教程《物资采购管理-简易采购流程》。

注意：

1）.以上客户往来和供应商往来的导入表中，包括长期资产的供应商与客户往来、建设建造项目的发包方、分包方的往来，请根据表格内的说明填写全部客户的、供应商的业务往来，一次性导入。

2）.客户和供应商的其他往来，如收取客户的包装物押金、代垫的运费、收取供应商的质量保证金、支付给客户的质量保证金等其他业务往来，在第8号表《外部单位其他往来初始化》统一导入；

3）仓储设置是采购入库、销售出库的前置工作，请财务部门务必在存货三栏账导入后先进行仓库的管理设置。

要求：为保证客户、供应商往来导入的完整性，第6号表、第7号表、第8号表，由财务人员核对后统一导入。

 

1）第3号表，导入当前股东承诺出资、出资方式、实际出资情况，请根据表格提示填写；

2）第9号表《内部员工往来初始化》，导入内部员工与公司之间的往来情况，请根据表格提示填写；

3）第10号表《外部融资台账初始化》，导入企业的短期借款、长期借款、融资租赁借款等三类外部借款数据，如企业没有外部融资，可忽略导入；

4）第11号《对外拆借资金台账初始化》，导入企业向外拆借的，与业务无关的资金往来，如果没有此类业务，请忽略；

5）第12号表《长期资产资产导入》，导入包括固定资产、无形资产、长期待摊费用此三类资产的初始入账价值、已提折旧后摊销，剩余摊销期数、管理部门、使用性质、已提减值准备等；请根据表格提示填写导入。本系统默认，导入日的当月月末，固定资产、无形资产、长期待摊费用即开始自动计提折旧、摊销，无需人工操作。

     第23号表《租入资产管理》，导入前期已经租入，尚在租约期间的租入资产，导入后，系统默认从导入当月自动继续摊销各月应分摊的租金，并根据相应的用途自动分配租金至管理费用、营业成本等不同科目。

6）第13号表《货币资金期初余额导入和第19号表《外币资金导入》，导入现金、银行存款、外币资金货币资金或具有货币资金性质的余额，导入后，出纳进行收付款台账记录时，就可以选择不同形态、不同币种的货币资金进行收付记录；

7）第14号表《库存票据台账导入》，导入应收、应付票据的余额，导入后，出纳可进行票据收付记录，后续可进行票据拆分、贴现、支付、承兑等业务的台账记录；

8）第15号表《待缴企业税金导入》，导入基准日已经计提的，企业应交未交的各项税金；

9）第16号表《待付薪酬待缴社保初始化》，导入已经计提的，尚未发放的员工薪酬、尚未支付的社保、公积金、个税，导入后，出纳可在业务模块进行缴纳台账记录；

10）第17号表《增值税期初留抵余额导入》，导入上期期末留抵增值税进项税余额，以便后续增值税纳税申报表的自动生成及审核。

 

 

因为项目的多种特殊性，承揽项目前期余额的导入，相对于制造业、贸易行业较为特殊

承揽项目的导入，需要按照不同项目，分别导入各项目的合同金额、预算，以及各项目已经发生的成本、费用及甲方和乙方的往来，以确保各项目核算的独立性。即使相同的甲方不同的项目，或者相同的乙方不同的项目，都需要按项目单独导入，确保各项目已经发生的成本费用、及甲乙方的往来在台账中的独立核算，

所以，承揽项目台账涉及的甲方、分包单位的往来，不通过财务的一次性导入表格导入，而是全部从项目台账导入。

承揽项目的导入入口见下图

 

 

下载模板后，逐个项目进行项目资料填写，建议由财务人员和项目管理人员联合确认数字，注意阅读填写说明

 

核对无误后，逐个上传项目台账的前期数据。

 

业务台账导入后，建议对各业务模块的功能进行流程测试，熟悉系统流程，特别是业务审批流程与用户当前的业务审批流程进行匹配。

1.行政部门：重点熟悉的业务流程包括：

1）部门添加、员工添加、重点学习薪酬核算及审批流程、社保公积金个税核算及审批流程，参照教程《系统注册与部门、岗位 及员工授权管理》、《薪酬社保个税的核算与管理》。

2）掌握菜单权限设置规则，结合公司的部门、岗位设置及工作内容，给员工授权登录；员工授权教程请参考《系统注册与部门、岗位 及员工授权管理》

3）带领各部门全员学习费用报销、差旅费报销、借款、付款申请、一般领料的流程及使用方法。学习工作联系单使用方法。详见《管理费用报销》《差旅费报销》《销售费用报销》《制造费用报销》《服务业运营费用》等教程。

4）设置考勤规则，并带领各部门全员学习考勤及请假、出差、加班的使用方法，带领大家学习下载手机APP，帮助领导下载APP，本系统仅提供安卓及鸿蒙系统的手机APP，苹果用户请用点到操作。手机APP操作详见教程《员工考勤管理及系统设置》

5）学习并掌握固定资产申购、录入、领用、移交、交接流程，并敦促固定资产使用责任人登录个人管理资产的菜单，进行资产交接；

6）学习并掌握公章申请使用流程，并开始登记公章使用台账

7）学习并掌握会议纪要使用系统，并带领各部门全员学习使用

8）学习并掌握公司制度上传，并带领各部门全员学习使用

2.采购部门：重点熟悉业务流程：

1）简易采购流程，参照教程《物资采购管理-简易采购流程》；

2）标准化采购流程，参照教程《物资采购管理-标准化采购流程》

简易采购流程和标准化采购流程，是企业根据自身的业务规模或重要程度，自主选择使用，也可根据不同物资的采购流程分类使用。

3）供应商往来管理，重点熟悉收款、付款、退货、发票核对等业务流程，可参照教程《供应商管理-业务往来管理》。

4）供应商的其他往来管理，重点熟悉收款、付款流程，可参照教程《外部其他应收与其他应付管理》。

5）采购的运费、关税、进口增值税的管理，详情可参照教程《采购运杂费及关税进口增值税处理》

6）如果用户有委托加工产品业务，采购部门还需要掌握委托加工物资的管理流程，委托加工物资的BOM编制、协作单位加工合同简易录入、加工产品排产、发料、质检、收货、计价等流程，详情请参照教程《委托加工物资管理》；

7）掌握本部门费用报销、差旅费报销、借款等业务流程；

 

3.销售部门：重点熟悉业务流程

1）销售开单（销售台账记录）流程，包括普通开单、收款方式切换、国内出口业务切换等业务，重点参照教程《销售业务-销售开单》

2）客户订单管理，重点掌握订单录入、审批、给客户发货、待发货订单的统计、排产、带票发货。可参照教程《销售业务-订单管理》

3）发出商品管理，重点掌握发出商品的结算、退货、对账等功能，参照教程《发出商品管理》；

4）制造业自营出口业务，重点掌握出口业务的收入申报，可参照《生产企业自营出口业务-出口收入申报》《生产企业自营出口业务-外币收付》等教程。

5）销售运费管理，重点掌握销售运费的审核、录入、结算等业务。销售运费可参加教程《销售运费管理》

6）掌握销售业务费用管理、销售提成的设置、审批、发放的方法，详情参照《费用报销-销售费用管理》及《销售提成及包干销售费用管理》

 

 

7.财务部门重点掌握

1）费用报销的审核、支付报销款流程、员工借款流程、付款审批流程、

2）其他收入包括其他业务收入、营业外收入、政府补助、股息、利息收入的管理流程

3）掌握客户往来、供应商往来、外部其他往来、内部往来的处置、对冲业务

4）掌握并完成仓库设置、及仓库保管员、管理分类、领用权限的设置

5）掌握外部短期借款、长期借款、向外拆借资金的录入、利息计提等管理流程

6）台账导入期初留抵进项税额后，财务部门重点要关注纳税管理-增值税管理的各个台账的业务数据变化，包括待认证进项税发票列表、未交增值税台账、增值税的纳税申报表的数据与最终月末的实际数据是否相符，税金及附加的计算及台账查询

7）待支付员工薪酬导入后，可在出纳业务-薪酬支付菜单下查看应付未付的员工薪酬、社保、公积金、个税，并可以根据实际支付情况记录支付台账；

8）待缴企业税金导入后，可在出纳业务-税金缴纳菜单下查看应交未交的各项税金，并根据实际支付情况记录支付台账；

9）台账导入后，各月的企业税金，包括增值税、税金及附加、房产税、契税、所得税等企业税金，请企业财务部门在台账内进行申报审核，直接在台账内生成新的永续记录；

10）掌握坏账准备计提比例的设置流程

11）所有者权益管理-资本金管理、验资收款、资本公积提取、公积金提取、专项储备提取，详见教程《》

 

 

 

 

经过上述台账导入，并实际运行一个月或一间后，确认所有业务已纳入台账管理，即可进行财务账套导入；

 

 

 

1.提前下财务数据一次性导入模板；做好以下账套转移前的准备工作

2.选择基准日。财务账套导入，同样要选择基准日。为保证财务账套导入后，与业务台账的数据同步，建议选择月末为双休日的月份，在双休日轧账，并停止一切台账登记工作；如不能选择双休日的月末，则提前一天到两天轧账，停止一切台账登记工作。待次月导入财务账套后，将轧账日至导入日的台账作为次月的业务，在业务台账内重新补录流程，重新审批，确保财务数据与业务台账数据的一致性。

财务轧账必须做好以下科目的轧账；

1）预提上月应交税金并完成账务处理；次月财务账套导入后直接作为应交未交税金在台账内记录缴纳即可；

2）计提固定资产、无形资产和长期待摊费用的折旧、摊销；次月导入财务账套后，次月的固定资产折旧、无形资产、长期待摊费用在系统内将自动执行折旧和摊销

3）计提坏账准备并完成账务处理，次月系统将按照设置好的坏账准备计提比例自动计提坏账并自动进行账务处理；

4）离职员工的薪酬及各项补偿支付完毕并完成账务处理；

 

1.填写第1号表《总账科目余额初始化模板》，请现将原总账科目余额表试算平衡后，按表格内的提示填写；

2.填写第2号表《现金流量表初始化模板》，请按表内提示填写，注意，本系统将应收票据也作为现金流量统计，如用户原来未将应收票据统计到现金流量表内，请调整后填入；

3.填写第4号表《资本公积盈余公积台账导入》，将资本公积、盈余公积金、专项储备的明细账按表格要求填入；

4.填写第18号表《长期股权投资初始化导入》，将长期股权投资项目的明细账导入；

5.填写第20号表《交易性金融资产导入》，将交易性金融资产的明细账导入

上述表格按表内说明填写完成后，可勾选对应的表号，点击导入进行账套转移。

填写表格请注意，上述模板中均有示例数据，请删除示例数据后，填写正确的数据进行导入。

 

 

 

 

点击确认，上传数据文件，导入成功后，系统会提示“导入成功”。导入不成功，系统会提示某个文件问题，根据提示修改后再次上传即可。导入成功后，页面提示“已导入”

1.资产负债表是否平衡，资产负债表如果底端的资产总额与负债总额行是红色底色，且左右数字不平衡，说明导入数据错误，请核对导入表格的填写数据后重新导入，直至导入的资产负债表平衡为止；

2.利润表与轧账日的利润表进行比对，检查本年合计数是否与原导入的报表一致；